W firmie pojawia się problem: pracownicy ręcznie przepisują dane, informacje są rozproszone między kilkoma narzędziami, raporty wymagają ciągłego składania danych, a część procesów działa na arkuszach, wiadomościach e-mail i pamięci konkretnych osób. Wiadomo, że technologia może pomóc. Trudniejsze pytanie brzmi: czego właściwie potrzebuje firma?
Rozwiązaniem może być automatyzacja procesu, integracja używanych systemów albo stworzenie dedykowanego oprogramowania. Każde z tych podejść rozwiązuje inny rodzaj problemu. Co więcej, w wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest ich połączenie.
Dlatego przed wyborem technologii warto zacząć nie od konkretnego narzędzia, lecz od procesu biznesowego. Dopiero wtedy można ocenić, czy wystarczy prosta automatyzacja, potrzebna jest integracja, czy firma rzeczywiście potrzebuje własnego systemu.
Automatyzacja, integracja i dedykowany system: czym się różnią?
Te trzy pojęcia często pojawiają się w podobnym kontekście, ale nie oznaczają tego samego.
Automatyzacja procesu
Automatyzacja polega na ograniczeniu ręcznego wykonywania powtarzalnych czynności. System wykonuje określone działania na podstawie ustalonych warunków, danych lub zdarzeń.
Przykładowo, zamiast każdorazowo ręcznie przekazywać informację dalej, proces może zostać skonfigurowany tak, aby po wystąpieniu konkretnego zdarzenia automatycznie uruchamiał następny krok.
Automatyzacja dobrze sprawdza się tam, gdzie proces jest powtarzalny, przewidywalny i można jasno określić, co powinno wydarzyć się w kolejnych etapach.
Integracja systemów
Integracja jest potrzebna wtedy, gdy firma korzysta z kilku aplikacji lub systemów, ale informacje między nimi nie przepływają automatycznie.
Problemem nie musi być więc sam sposób działania poszczególnych narzędzi. Problem może polegać na tym, że pracownik pobiera dane z jednego systemu, przepisuje je do drugiego, a następnie aktualizuje informacje w trzecim miejscu.
Integracja pozwala zorganizować wymianę danych pomiędzy tymi rozwiązaniami. Dzięki temu istniejące narzędzia mogą działać jako element jednego procesu zamiast jako osobne, niezależne wyspy.
Dedykowany system
Dedykowany system to oprogramowanie tworzone pod konkretny proces, sposób pracy lub potrzeby firmy. Nie chodzi tylko o dodanie kolejnego narzędzia. Celem jest zbudowanie rozwiązania dopasowanego do sposobu, w jaki organizacja faktycznie pracuje.
Takie podejście może mieć sens wtedy, gdy dostępne na rynku aplikacje nie obsługują kluczowego procesu, wymagają zbyt wielu obejść albo firma potrzebuje połączyć kilka funkcji w jednym miejscu.
Dedykowany system może być aplikacją webową, aplikacją mobilną lub innym rozwiązaniem dostosowanym do określonego modelu pracy. Więcej o tworzeniu aplikacji można przeczytać na stronie usługi tworzenia aplikacji SolidBee Studio.
Kiedy automatyzacja będzie wystarczająca?
Automatyzacja firmy nie musi od razu oznaczać budowy dużego systemu. W wielu przypadkach warto zacząć od pojedynczego procesu, który jest wykonywany często i według podobnego schematu.
Dobrym kandydatem do automatyzacji jest proces, który:
- regularnie się powtarza,
- ma jasno określony początek i rezultat,
- opiera się na danych dostępnych cyfrowo,
- zawiera czynności wykonywane według ustalonych reguł,
- nie wymaga za każdym razem indywidualnej decyzji człowieka.
Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Informacja trafia do firmy przez formularz, pracownik kopiuje ją do używanego systemu, wysyła powiadomienie odpowiedniej osobie i zapisuje dane w kolejnym miejscu. Jeżeli reguły tego procesu są stałe, część tych kroków może być dobrym kandydatem do automatyzacji.
Najważniejsze jest jednak to, aby nie automatyzować procesu tylko dlatego, że technicznie jest to możliwe. Jeżeli sam proces jest niepotrzebnie skomplikowany, jego automatyzacja może po prostu przyspieszyć źle zaprojektowany sposób pracy.
Kiedy potrzebna jest integracja systemów?
Integracja staje się szczególnie istotna wtedy, gdy pojedyncze narzędzia spełniają swoje zadanie, ale problem pojawia się pomiędzy nimi.
Typowy sygnał wygląda tak: firma posiada już odpowiednie aplikacje, jednak pracownicy muszą ręcznie przenosić dane z jednego miejsca do drugiego.
Warto wtedy sprawdzić między innymi:
- gdzie powstają dane,
- w których systemach są później potrzebne,
- kto obecnie przenosi lub aktualizuje informacje,
- które dane są przepisywane więcej niż raz,
- co powinno wydarzyć się automatycznie po zmianie danych w jednym z systemów.
Przykładowo firma może korzystać z osobnego narzędzia do obsługi klientów, systemu wspierającego realizację zamówień i kolejnego rozwiązania do raportowania. Jeśli te elementy nie wymieniają danych, pracownicy zaczynają pełnić rolę ręcznego łącznika pomiędzy systemami.
W takiej sytuacji nie zawsze potrzebna jest nowa aplikacja. Najpierw warto sprawdzić, czy problem można rozwiązać przez integrację już wykorzystywanych narzędzi.
Kiedy warto rozważyć dedykowany system?
Dedykowane oprogramowanie ma największy sens wtedy, gdy problem nie sprowadza się do pojedynczej powtarzalnej czynności ani do wymiany danych między istniejącymi aplikacjami.
Własny system można rozważyć, gdy:
- firma ma specyficzny proces, którego gotowe narzędzia nie obsługują w odpowiedni sposób,
- pracownicy wykonują dużą część procesu przez kombinację arkuszy, wiadomości, dokumentów i kilku aplikacji,
- proces wymaga różnych ról, etapów, uprawnień i reguł biznesowych,
- gotowe systemy wymagają wielu ręcznych obejść,
- firma potrzebuje jednego miejsca do obsługi procesu, który obecnie jest rozproszony,
- technologia ma odzwierciedlać indywidualny sposób działania organizacji.
Nie oznacza to jednak, że każda niestandardowa procedura wymaga własnej aplikacji. Budowa dedykowanego rozwiązania powinna wynikać z konkretnej potrzeby biznesowej, a nie z samej chęci posiadania własnego systemu.
Jeżeli problem można rozsądnie rozwiązać za pomocą istniejącego narzędzia, konfiguracji albo integracji, tworzenie oprogramowania od podstaw może być niepotrzebne.
Jak wybrać: automatyzacja, integracja czy dedykowany system?
Najprostszy sposób to przeanalizowanie problemu w kilku krokach.
1. Opisz proces takim, jaki jest dzisiaj
Najpierw warto zapisać, co faktycznie dzieje się od początku do końca procesu. Kto rozpoczyna zadanie? Skąd pochodzą dane? Jakie narzędzia są używane? Kto podejmuje decyzje? Gdzie powstają opóźnienia lub dodatkowa praca?
Na tym etapie nie trzeba jeszcze wybierać technologii.
2. Znajdź ręczne i powtarzalne czynności
Jeśli problemem są przede wszystkim regularnie powtarzane operacje, warto najpierw zbadać możliwość automatyzacji.
Nie wszystkie czynności muszą zostać zautomatyzowane. Często większy sens ma usunięcie kilku najbardziej powtarzalnych etapów niż próba przebudowania całego procesu jednocześnie.
3. Sprawdź, gdzie te same dane występują w kilku systemach
Jeśli pracownicy wprowadzają podobne informacje w różnych miejscach, problem może leżeć w braku integracji.
Wtedy kluczowe pytanie brzmi: czy wykorzystywane narzędzia mogą wymieniać potrzebne informacje bez ręcznego przepisywania danych?
4. Oceń, czy gotowe narzędzia pasują do procesu
Jeżeli firma musi ciągle dostosowywać swój sposób pracy do ograniczeń różnych aplikacji, warto sprawdzić, czy problemu nie rozwiązałby dedykowany system.
Trzeba jednak oddzielić funkcje naprawdę istotne od tych, które jedynie dobrze brzmią na liście wymagań. Im lepiej zdefiniowany problem, tym łatwiej określić sensowny zakres rozwiązania.
5. Zacznij od najmniejszego rozwiązania, które usuwa problem
Nie każdy projekt powinien zaczynać się od rozbudowanego systemu. Jeżeli pojedyncza automatyzacja rozwiązuje problem, nie ma potrzeby budowania aplikacji. Jeżeli wystarczy połączenie dwóch istniejących narzędzi, warto zacząć od integracji.
Dopiero gdy proces rzeczywiście wymaga własnej logiki, interfejsu lub sposobu obsługi, można przejść do projektowania dedykowanego rozwiązania.
Czy automatyzację, integracje i własny system można połączyć?
Tak. Te rozwiązania nie muszą się wzajemnie wykluczać.
Dedykowany system może być centralnym miejscem obsługi procesu, a jednocześnie wymieniać dane z innymi narzędziami używanymi przez firmę. W jego ramach mogą również działać automatyzacje uruchamiające określone czynności po wystąpieniu konkretnego zdarzenia.
Przykładowy model może wyglądać następująco:
- pracownik wykonuje najważniejsze operacje w jednym systemie,
- system pobiera lub przekazuje potrzebne dane przez integracje,
- powtarzalne działania wykonywane są automatycznie według ustalonych zasad,
- człowiek pozostaje zaangażowany w te etapy, które wymagają decyzji lub oceny.
Dlatego pytanie nie zawsze powinno brzmieć: automatyzacja czy integracja czy własny system? Czasami lepszym pytaniem jest: które elementy każdego z tych podejść są rzeczywiście potrzebne w konkretnym procesie?
Najczęstszy błąd: wybór narzędzia przed zdefiniowaniem problemu
Łatwo rozpocząć projekt od pytania: jakiej aplikacji potrzebujemy? Znacznie bardziej użyteczne jest pytanie: który proces chcemy poprawić i co dokładnie dziś w nim nie działa?
Technologia jest narzędziem. Jeżeli problem nie został precyzyjnie opisany, nawet dobre rozwiązanie techniczne może nie odpowiadać rzeczywistej potrzebie organizacji.
Przed wdrożeniem warto więc odpowiedzieć na kilka pytań:
- jaki konkretny proces chcemy usprawnić,
- co obecnie wymaga najwięcej pracy ręcznej,
- które informacje są przepisywane lub wyszukiwane wielokrotnie,
- jakie systemy już wykorzystujemy,
- których elementów obecnego procesu nie chcemy zmieniać,
- co powinno wydarzyć się automatycznie,
- gdzie nadal potrzebna jest decyzja człowieka.
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają sensownie zdecydować, czy potrzebna jest automatyzacja firmy, integracja istniejących narzędzi czy dedykowane oprogramowanie.
Od czego zacząć usprawnianie procesów w firmie?
Najlepiej od jednego konkretnego procesu, a nie od próby zmiany całej organizacji jednocześnie. Warto wybrać obszar, w którym problem jest dobrze widoczny i można dokładnie opisać obecny sposób pracy.
Następnie należy rozdzielić problem na trzy warstwy:
- czynności, które można potencjalnie zautomatyzować,
- dane, które powinny przepływać pomiędzy systemami,
- procesy, które mogą wymagać własnego oprogramowania.
Taka analiza pozwala uniknąć sytuacji, w której firma rozpoczyna kosztowny lub rozbudowany projekt, mimo że rzeczywisty problem można rozwiązać znacznie mniejszą zmianą.
SolidBee Studio tworzy strony internetowe, aplikacje webowe i mobilne, systemy dla firm, automatyzacje oraz integracje. Jeśli masz proces, który opiera się na ręcznej pracy, kilku niepołączonych narzędziach albo rozwiązaniach, które przestały odpowiadać potrzebom firmy, możemy pomóc przeanalizować problem i określić właściwy kierunek technologiczny.
Nie musisz wiedzieć, czy potrzebujesz automatyzacji, integracji czy dedykowanego systemu. Zacznij od opisania procesu, który chcesz usprawnić. Opisz swój projekt i porozmawiajmy o możliwym rozwiązaniu.
