Σε πολλές εταιρείες, οι μεγαλύτερες απώλειες δεν προέρχονται από ένα μεγάλο λάθος, αλλά από δεκάδες μικρές, χειρωνακτικές ενέργειες που επαναλαμβάνονται καθημερινά από την ομάδα. Πληκτρολόγηση δεδομένων, αποστολή υπενθυμίσεων, αναζήτηση συνημμένων, ερώτηση κατάστασης, μη αυτόματη δημιουργία αναφορών. Είναι διαδικασίες που φαίνονται «φυσιολογικές» εδώ και χρόνια, μέχρι που κάποια στιγμή αρχίζουν να τρώνε τον χρόνο, το περιθώριο και τη συγκέντρωση της ομάδας. Ταυτόχρονα, η τρέχουσα έρευνα αγοράς δείχνει ότι οι εταιρείες εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν προβλήματα όχι τόσο με την πρόσβαση στην τεχνολογία, αλλά με την κλιμάκωση της πραγματικής αξίας από την τεχνητή νοημοσύνη και τον αυτοματισμό.
Αυτό είναι σημαντικό γιατί ο αυτοματισμός σήμερα δεν αφορά την εφαρμογή ενός «μαγικού συστήματος». Η Gartner προβλέπει ότι οι περισσότερες επιχειρηματικές εφαρμογές GenAI θα κατασκευαστούν σε υπάρχουσες πλατφόρμες δεδομένων, κάτι που αποτελεί καλή ένδειξη της κατεύθυνσης της αγοράς. Στην πράξη, η μεγαλύτερη αξία συνήθως προέρχεται από έναν συνδυασμό υπαρχόντων συστημάτων, απλών ροών εργασίας και τεχνητής νοημοσύνης, όπου πραγματικά βοηθάει.
Παρακάτω έχετε 10 διαδικασίες που οι εταιρείες πολύ συχνά εξακολουθούν να κάνουν χειροκίνητα, αλλά πραγματικά δεν χρειάζεται να το κάνουν.
1. Μη αυτόματη μεταγραφή δυνητικών πελατών από τη φόρμα στο CRM
Είναι κλασικό. Κάποιος συμπληρώνει μια φόρμα στον ιστότοπο και, στη συνέχεια, ο πωλητής ή ο βοηθός μεταφέρει τα δεδομένα στο CRM, προσθέτει μια σημείωση, ορίζει την εργασία και μεταβιβάζει το προβάδισμα. Αυτή η διαδικασία είναι αργή και επιρρεπής σε σφάλματα και απλά δεν κλιμακώνεται καλά με μεγαλύτερους όγκους.
Ελέγξτε πώς αυτοματοποιούμε τον χειρισμό δυνητικών πελατών για εταιρείες
2. Αντιστοιχίστε με μη αυτόματο τρόπο ερωτήματα στο σωστό άτομο
Σε πολλές εταιρείες, ένας υποψήφιος πελάτης εισέρχεται σε ένα κοινόχρηστο φάκελο εισερχομένων, κάποιος τον διαβάζει και μόνο τότε αποφασίζει ποιος πρέπει να ασχοληθεί με αυτόν. Αυτό σημαίνει καθυστέρηση, κίνδυνος επίβλεψης και έλλειψη συνέπειας. Μια τέτοια διαδικασία μπορεί να αυτοματοποιηθεί με βάση την πηγή του ερωτήματος, τον κλάδο, τον τύπο υπηρεσίας, την τοποθεσία ή τις λέξεις-κλειδιά. Τέτοιες περιπτώσεις χρήσης είναι καλά παραδείγματα της πρακτικής εφαρμογής της τεχνητής νοημοσύνης και της ροής εργασιών - έχουν σαφή στόχο και μετρήσιμο αποτέλεσμα.
3. Προγραμματίστε μη αυτόματα ραντεβού και στείλτε υπενθυμίσεις
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως "Would Tuesday at 13:00 ή ίσως το πρωί της Τετάρτης σας ταιριάζει" είναι ακόμα κοινά σε πολλές εταιρείες. Είναι μια μικρή εργασία, αλλά αν γίνεται εκατοντάδες φορές το χρόνο, αρχίζει να κοστίζει εκπληκτικά πολύ. Τα ημερολόγια, τα έντυπα προσόντων και οι αυτόματες επιβεβαιώσεις αφαιρούν πολλά μικρο-εργασίες από την ομάδα που δεν δημιουργούν καμία πραγματική αξία από μόνα τους.
4. Δημιουργία προσφορών από την αρχή με κάθε νέα έρευνα
Εάν μια εταιρεία δημιουργεί μια προσφορά από μια κενή σελίδα κάθε φορά, συνήθως σπαταλά διπλάσιο χρόνο. Πρώτα, για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο και μετά να κάνετε διορθώσεις και να συμφωνήσετε σε εκδόσεις. Μια καλά σχεδιασμένη διαδικασία μπορεί να κατεβάσει δεδομένα από μια φόρμα ή ένα CRM, να εισαγάγει τις κατάλληλες ενότητες, προϊόντα, σειρές και συνθήκες και ο πωλητής απλώς βελτιώνει την προσφορά. Αυτός είναι ακριβώς ο τύπος εφαρμογής όπου η τεχνολογία υποστηρίζει τους ανθρώπους αντί να προσπαθεί να τους αντικαταστήσει.
Μάθετε πώς δημιουργούμε αποκλειστικές εφαρμογές υποβολής προσφορών
5. Μη αυτόματη συλλογή εγγράφων από πελάτες
Ο πελάτης στέλνει το συνημμένο μέσω e-mail. Τότε κάποιος ζητά τη σωστή έκδοση. Αργότερα αποδεικνύεται ότι το αρχείο έχει λανθασμένα όνομα ή είναι άγνωστο σε ποια διαδικασία αναφέρεται. Αυτός είναι ένας από τους πιο προφανείς υποψήφιους για την αυτοματοποίηση. Αντί για ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μια οργανωμένη ζώνη πελατών με ελεγχόμενη μεταφόρτωση, ιστορικό αλλαγών και αντιστοίχιση ενός εγγράφου σε μια συγκεκριμένη περίπτωση λειτουργεί καλύτερα.
⚠️Ασφάλεια μεταφόρτωσης αρχείου
Το OWASP τονίζει ότι οι μεταφορτώσεις αρχείων θα πρέπει να έχουν επικύρωση τύπου, επέκτασης και μεγέθους και η πρόσβαση στα αρχεία θα πρέπει να είναι διαθέσιμη μόνο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες. Αυτό δεν είναι τεχνικό στοιχείο - είναι το θεμέλιο μιας ασφαλούς ζώνης πελατών.
Δείτε πώς σχεδιάζουμε ζώνες πελατών με έγγραφα
6. Μη αυτόματη απάντηση σε επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις πελατών
Εάν η ομάδα απαντά καθημερινά σε ερωτήσεις σχετικά με την κατάσταση, την προθεσμία, το έγγραφο, τη μέθοδο διακανονισμού ή το επόμενο βήμα, σημαίνει ότι υπάρχει μια διαδικασία στην εταιρεία που πρέπει να διευθετηθεί. Δεν είναι πάντα απαραίτητο να δημιουργήσετε αμέσως ένα εκτεταμένο chatbot. Συχνά, αρκεί ένας πίνακας πελατών, αυτόματες καταστάσεις, μια βάση δεδομένων απαντήσεων και καλά ρυθμισμένες ειδοποιήσεις.
ℹ️Η αυτοματοποίηση έχει νόημα μόνο όταν ανταποκρίνεται σε πραγματικές εργασίες
Τα τρέχοντα δεδομένα δείχνουν ότι η κακώς σχεδιασμένη αυτοεξυπηρέτηση δεν είναι πολύ αποτελεσματική. Είναι καλή ιδέα να ξεκινήσετε με τις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις πελατών, όχι τις πιο συνηθισμένες εντυπωσιακά χαρακτηριστικά.
7. Μη αυτόματη κατάσταση έργων και ειδοποιήσεων
Πολλές ομάδες εξακολουθούν να λειτουργούν με τέτοιο τρόπο ώστε ο πελάτης να ρωτά για την κατάσταση και κάποιος πρέπει να γράψει "Έχω ήδη έλεγχο" και μόνο τότε να συλλέγει πληροφορίες εντός της εταιρείας. Αυτό περιλαμβάνει άσκοπα πολλά άτομα για να δώσουν μία απάντηση. Μια απλή ροή εργασίας με καταστάσεις, ιστορικό αλλαγών και αυτόματες ειδοποιήσεις λειτουργεί πολύ καλύτερα. Στη συνέχεια, ο πελάτης βλέπει τι συμβαίνει και η ομάδα δεν χάνει χρόνο σε συνεχή μη αυτόματη αναφορά.
8. Επανεγγραφή των ίδιων δεδομένων μεταξύ συστημάτων
Αυτός είναι ένας από τους πιο ακριβούς τύπους χειρωνακτικής εργασίας γιατί, εκτός από το χρόνο, δημιουργεί σφάλματα. Τα δεδομένα πελατών πηγαίνουν στο CRM, μετά στο σύστημα εκπλήρωσης, μετά στην τιμολόγηση και τέλος στην αναφορά. Όσο περισσότερες χειροκίνητες ροές, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος προσέλευσης. Η Gartner επισημαίνει ότι οι σύγχρονες υλοποιήσεις βασίζονται όλο και περισσότερο στις υπάρχουσες πλατφόρμες δεδομένων ακριβώς για να μειώσουν τη διασπορά και την πολυπλοκότητα.
9. Υποβάλετε μη αυτόματα εβδομαδιαίες και μηνιαίες αναφορές
Σε πολλές εταιρείες, μια αναφορά σημαίνει ακόμα πολλά φύλλα, εξαγωγές από διάφορα συστήματα και ένα άτομο που τα βάζει όλα μαζί. Εν τω μεταξύ, η αναφορά είναι ένας τομέας που είναι τέλειος για αυτοματοποίηση. Τα δεδομένα μπορούν να συγκεντρωθούν αυτόματα και η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια σύνοψη, να εντοπίσετε αποκλίσεις και να προτείνετε περιοχές προς έλεγχο. Η McKinsey δείχνει ότι οι εταιρείες βλέπουν αξία, ειδικά όπου η τεχνητή νοημοσύνη ενισχύει συγκεκριμένες επιχειρησιακές και αναλυτικές αποφάσεις.
10. Μη αυτόματη παρακολούθηση, υπενθυμίσεις και ανανεώσεις
Η έλλειψη παρακολούθησης πολύ συχνά δεν οφείλεται στην έλλειψη θέλησης, αλλά στο ότι κανείς δεν θυμάται την κατάλληλη στιγμή. Οι υπενθυμίσεις για μια προσφορά, ανανέωση υπηρεσίας, σύμβαση που λήγει, εκπρόθεσμο έγγραφο ή έλλειψη απάντησης είναι μερικοί από τους απλούστερους και πιο οικονομικούς αυτοματισμούς. Δίνουν ένα γρήγορο αποτέλεσμα επειδή οργανώνουν τη διαδικασία χωρίς σημαντική οργανωτική ανασυγκρότηση.
Από πού να ξεκινήσετε
Το πιο σημαντικό, ωστόσο, δεν είναι να αυτοματοποιήσετε τα πάντα ταυτόχρονα. Πρώτον, αξίζει να βρείτε μια διαδικασία που πληροί τρεις προϋποθέσεις:
- ✓Μπορεί να επαναληφθεί - εκτελείται πολλές φορές την εβδομάδα ή το μήνα
- ✓Απαιτεί τον πραγματικό χρόνο των ανθρώπων - μπορεί να μετρηθεί σε λεπτά ή ώρες
- ✓Μπορεί να μετρήσει εάν λειτουργεί καλύτερα μετά την αλλαγή
Έτσι πρέπει να μοιάζει το πρώτο στάδιο υλοποίησης. Πρώτον, μια μικρή, συγκεκριμένη διαδικασία. Μετά σε άλλες περιοχές. Αυτός ο τρόπος εργασίας είναι πολύ πιο κοντά σε αυτό που προτείνει το NIST όταν προσεγγίζεις την τεχνητή νοημοσύνη και σε αυτό που δείχνει η έρευνα αγοράς σχετικά με την κλίμακα πραγματικής αξίας.
Δείτε πώς προσεγγίζουμε την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών
Ελέγξτε τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί στην εταιρεία σας
AI στην εταιρεία – πού προσφέρει πραγματικά αξία και πού είναι απλώς μια μόδα;
Ποια είναι η καλύτερη διαδικασία για να ξεκινήσετε την αυτοματοποίηση;
Αυτό που είναι συχνό, χειροκίνητο και μετρήσιμο - για παράδειγμα, χειρισμός δυνητικών πελατών, προσφορών, εγγράφων ή καταστάσεων εισιτηρίων. Όσο περισσότερο επαναλαμβανόμενη, τόσο πιο γρήγορη είναι η απόδοση της επένδυσης.
Ο αυτοματισμός πρέπει να σημαίνει μεγάλο σύστημα;
Όχι. Συχνά, οι καλύτερες πρώτες υλοποιήσεις είναι μικρές και περιλαμβάνουν μία διαδικασία, μία πηγή δεδομένων και ένα συγκεκριμένο επιχειρηματικό αποτέλεσμα. Μεγάλα προγράμματα Οι μετασχηματιστικές για αρχή σπάνια λειτουργούν καλύτερα από τις σταδιακές αλλαγές.
Χρειάζεται AI σε όλους τους αυτοματισμούς;
Όχι. Μερικές φορές αρκεί η καλή ροή εργασίας, η ενοποίηση του συστήματος και μια λογικά σχεδιασμένη διαδικασία. Η τεχνητή νοημοσύνη έχει νόημα όπου βοηθά στην ανάλυση, την ταξινόμηση, περιλήψεις ή εργασία σε περιεχόμενο και δεδομένα.
